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2019-04-24

蓝韵观点

杭州原创撰写丨公文怎么写

公文是政府、企业事单位日常行政事务工作必不可少的文字工具。作为企业来讲,公文的质量和水平关系着企业的管理水平,是企业组织正常动转的纽带。对内来讲,公文是公司治理的主要载体之一;对外来讲,公文代表了公司外在形象。很难想象错字、白字连篇的公文,如何能释放企业正面的信息和形象。严谨、规范的公文,在提升企业管理效率、规范运转、企业形象等方面,起着举足轻重的地位。

 

事情说说就可以了,方案大家商量一下,工作计划员工都谈一谈定下来。对于新入职的员工来讲,觉得企业从事业务工作是最重要的,什么事不是都可以定下来再去干就行了,为什么要费神劳力的去写什么通知、方案、可行性分析、报告、请示、制度、意见等等公文呢。我理工科的,哪会搞什么公文,会干不就行了?

 

如果这么说,理工科的毕业论文也是公文,为什么大学要求写出毕业论文来才能毕业;评职称要求发表文章,又为什么把发表文章作为强制要求?试想一下,我们获取政府管理、行业规定、企业文化、业务信息等等,通过听说、见闻的有多少,绝大部分还不是通过文件,况且大家都认为只有红头文件的才是真的,听说闻见都不一定算数。

 

话说到这里,公文的重要性就来了。一是具备确定性。凡是公文形式的都能代表一个事件的最终结果,准确的结果,是一个个人或组织的最终意见,是个明确的事件成果。二是具备可追溯性。凡是公文,均有出处,均有负责人员。可以在任何时间就相关事件进行追溯,讨论也好、修改也罢、追究责任也行,总之因为可追溯性,会让公文更加严谨,让公文所解决的事件更加科学、公正。三是具备可执行性。凡是公文均具备可执行性。它可以是一个事件的评价定性、可以是一个事件的处理方案、可以是一个事件的分析研究,总之它具备可执行性,只要公文一出,必定代表了一个组织对某一事件的行动,这一组织会执行,也会对事件负责。

 

即然如此,公文还是少数人掌握,大部分员工还是不愿写,不会写,沉不下心来写,也一定程度上反映人浮与事,对从事的工作不能深入思考,未能总结提炼,形成不了成果,因不用白纸黑字的形成公文,也成就了得过且,不用担责,当然也导致不思进取,缺乏承担能力。

 

那么公文怎么写,有什么技巧吗,不是学文的,怎么来舞文弄字呢?

 

一、要把公文想的很简单,其实公文就很简单,有啥写啥,想到啥就写啥。

 

公文不需要辞藻修饰,不必引经据典,公文的词汇全是大面上的字,基本小学生都能会读。从这个方面上看,公文不必学中文的才行,只要识字,就能写。

 

比如围绕某个活动写个通知或者方案。要先想想搞这个活动为了啥,为了提升技能水平?为了提高社会影响力?为了完成技术成果?这就是活动的目的。再想想要怎么搞这个活动。节俭着搞还是高标准大声势的搞,这就是活动的原则。什么时间搞?什么人参加?要求什么条件?要做哪些具体的工作?要做哪些保障工作?这些就是活动的中心内容。如果承办者具备这个活动的专业性,那么要解决以上问题,通过文字写出来,就是一篇有血有肉、真材实料、内容充实、可执行性强的办公公文。这个活动的总策划、总指挥就是你。如果起草了这个方案,那么你就不仅仅是执行者,你就拥有了规则的制定权,你的话语权就会逐步增加。想提升一步,就是这 么简单。别只作活动的落实者。

 

二、公文就是简单套路,形式、格式、就连内容章节都有章可循,看看就会。

 

每类公文都有特定的格式,包括字体、字号、颜色、行距,包括抬头、结尾等。这些格式与内容无关,就是打印出来一看就像规范的文件。这些格式肯定不是问题,照葫芦画瓢就行了。除了格式外,就是一个特定公文的特定要求。比如请示,一般要求一事一请示,就是说一个请示文件一般是解决一个问题,在一个请示文件里写多件不相关的事,想像下领导审签时如何下笔,同意这个事,不同意那个事,第三个事再议。这样就失去了请示的意义,也没有了效率。写报告,要把事件的来由、现状、面临的问题、处理建议等有逻辑的一一列出来,表明观点,要有意见。写通知,要严肃,抬头下给哪个部门、落款是哪个部门、日期时间等,都要确保无误,因为通知是有法律效力的。写制度,分总则、第一章至第N章,附则,要明确制度的制定原则、适用范围、实行时间。制度对专业性要求较强,必须对拟定制度的业务工作精通,方方面面都考虑周全,其间可以加罚责,增强制度的强制性和可执行性。写讲话,这个难,难在不知道领导要讲啥,功夫下在平常,多了解业务、多与领导沟通,如果你写出了领导未想到的方面或高度很高,那离提拔也不远了。所有这些还有一个更加简便的方法,那就是“抄”。天下文章一大抄,看你会抄不会抄。这里抄不是照抄,是学习文章的构架、立意,还包括学习相关事件文件的处理方案是否适合自己的工作,是否能对自己工作有所启发等。所以说,公文写作比写散文等文学作品简单多了,因为它有章可循。

 

三、业务能力就是公文最直接的底气,从业务能力到公文写作的嫁接很容易。

 

如果说你业务很强,但写不出来,估计你很“秀敏”,不会有更多的看到你的优秀,因为心怀绝技而不露,上级领导也不会把很重要的工作交由你指挥,原因也是看不到你可以证明自己的载体。当你承担了方案制定任务、通知起草任务、请示撰写任务、活动部署任务等,你自然会把自己的业务能力从每项工作中展现出来,前瞻性的想、保障性的做、细化步骤、明确分工、要求时限,对每个事件上的定性、定量、处理方式、措施等,都会思考再三,三思而后行,当一切就绪之后,一纸文件即将出台,然后你就运筹帷幄之中就可以了。所以公文仅是你业务能力的最基本的表现。反之,请又能放心的交待给你任务呢,没有独自担当的机会,你会下那么大功夫来对某一事件进行思考?诸如此类,泯然众人矣。所以说,公文就是你业务能力的体现,从业务能力嫁接到公文写作,仅需前面两步,一是有啥说啥,二是掌握套路。

 

如果你同意我的以上观点,那么再深入看下公文写作的四个层次。

 

第一阶段,无话可写,事就那么回事,一句话就说完了。比如要开个技术研讨会,大家就会想,围绕某项技术工作进行研讨就行了,有什么可写的?之所以无话可写,请参照上面的三个小技巧,从战略上藐视公文,从战术上重视公文,稍微学习一下,立马就能上路,保证洋洋洒洒。

 

第二阶段,想到哪写到哪,刹不住笔,感觉没完没了。因为你有业务能,对事件有很多的理解和很多看法,也有很多措施,信手捻来。在经历了无话可写后,又学习了基本的套路,发现笔峰一下子打开了,方案能洋洋洒洒写上万字,报告能前因后果的分析几千字,措施也能写好多条。此时,恭喜进入第二个阶段,但这个阶段主题不够突出,文字不够精炼,指向性不强。

 

第三阶段,重点突出,立意准确,点到为止,精简高效。经历了前两个阶段,开始收笔,把第二阶段的文字开始逻辑梳理、精间。此时在处理事件时,会有一个站位,一个大的原则,要朝着哪个方向去写、去做,所有内容均要为此服务,删除不必要的表述,字里行间透着对主题、站位、立意、原则的靠拢。开始考虑所表述文字的前因后果、位置等逻辑关系,开始注意措辞,是否准确,开始考虑受众的感觉,文字有没有歧义,开始站在将军的立场上审视全文,确保不跑偏,不跑题,精准定位,方向无误,没有多作的表述。

 

第四个阶段,是一个人的修养,体现在文字上的特色。引经据典、精彩言论、仅跟潮流等等,此时能体现一个人的文化素养。看看习近平主席的工作报告、新年致辞、新春致辞,那是何等气魄和催人奋进,宏伟、磅礴之势迎面而来。没有前三个阶段,不会有第四个阶段,这一阶段可遇不可求,功夫下够,成就自来。

 

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